Als schoolbestuur zijn we verplicht om te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij geven hierbij toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie zijn we?
Het schoolbestuur VZW Sint-Paulusschool, katholiek secundair onderwijs in Waregem, Anzegem en Avelgem, Vijfseweg 2, 8790 Waregem (instellingsnummer 114207) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de volgende onderwijs- en internaatsinstellingen:
Campus College:
35741 Sint-Paulusschool campus College 1, Stationsstraat 85, 8790 Waregem
127605 Sint-Paulusschool campus College 2, Stationsstraat 85, 8790 Waregem
35691 Sint-Paulusschool campus College 3, Stationsstraat 85, 8790 Waregem
Campus Hemelvaart:
35758 Sint-Paulusschool campus Hemelvaart 1, Keukeldam 17, 8790 Waregem
35717 Sint-Paulusschool campus Hemelvaart 2, Keukeldam 17, 8790 Waregem
Campus Sint Jan Berchmans:
34009 Sint-Paulusschool campus Sint-Jan Berchmans 1, Kasteelstraat 14, 8580 Avelgem
33993 Sint-Paulusschool campus Sint-Jan Berchmans 2, Kasteelstraat 14, 8580 Avelgem
Campus Sint-Vincentius:
33969 Sint-Paulusschool campus Sint-Vincentius, Kerkstraat 86, 8570 Anzegem
Campus VTI:
35709 Sint-Paulusschool campus VTI 1, Toekomststraat 75, 8790 Waregem
112086 Sint-Paulusschool campus VTI 2, Toekomststraat 75, 8790 Waregem
Campus VIBSO:
28101 Sint-Paulusschool campus VTI/ VIBSO, Toekomststraat 75, 8790 Waregem
Campus VIVES Waregem-Tielt:
35766 Vives Waregem-Tielt, Vijfseweg 2, 8790 Waregem
Internaat:
146291 Sint-Paulusschool internaat 1, Stationsstraat 85, 8790 Waregem
146282 Sint-Paulusschool Internaat 2, Toekomststraat 75, 8790 Waregem
Scholengemeenschapsinstelling:
147272 Sint-Paulusschool scholengemeenschapsinstelling, Vijfseweg 2, 8790 Waregem
2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit omdat het noodzakelijk is om onze taken en verplichtingen als school/internaat te kunnen nakomen.
2.1 Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie
Als je ingeschreven bent in onze school en/of ons internaat willen we natuurlijk weten wie je bent, in welke klas of richting je zit, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook toets- en huiswerkresultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we jou een getuigschrift, attest of diploma kunnen uitreiken. Andere voorbeelden van gegevens die we verwerken zijn de momenten waarop je aan-, of afwezig bent op school of internaat, de reden waarom je afwezig bent, of je al dan niet ’s middags op school eet, en welke kosten daaraan verbonden zijn. De school geeft je ook een schooleigen mailadres waarmee je kan communiceren met de leerkrachten en leerlingen. De school en het internaat verwerken dus persoonsgegevens die nodig zijn om het onderwijs/internaat te kunnen organiseren. Als school/internaat gebruiken wij deze gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te vervullen ie terug te vinden zijn in de codex secundair onderwijs maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten rond kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met de school (en eventueel ook het internaat), waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement (en eventueel ook het internaatsreglement) en ons pedagogisch project.
2.2 Voor leerlingenbegeleiding
Als school bieden we kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan. We willen je ondersteunen en begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan scholen. Gegevens hierover verzamelen we in het leerlingendossier en het leerlingenvolgsysteem (LVS). Alleen op verzoek van de ouders (of meerderjarige leerling) verwerken wij ook medische gegevens van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
2.3 Andere
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat.
3 Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verkregen bij je aanmelding op school/internaat en later bij je definitieve inschrijving op onze school en eventueel ook op het internaat. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de periode dat je ingeschreven bent op school/internaat. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of vanuit het leersteuncentrum waarmee de school samenwerkt. Andere gegevens (zoals de resultaten van de Vlaamse Toetsen), krijgen we dan weer terug vanuit het Agentschap voor onderwijsdiensten.
4 Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgt, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met CLB aan de Leie die de school extra gaat ondersteunen met de leerlingbegeleiding. Heb je een GC-, IAC-, of OV4-verslag, dan werken we samen met het Katholiek leersteuncentrum West-Vlaanderen Zuid om jou en het lerarenteam extra te ondersteunen. Verder worden je identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde diploma, attest of getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent. Als je onze school verlaat, kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten. Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang) worden aan de FOD-financiën doorgegeven. Je persoonsgegevens worden binnen de onderwijscampus of het internaat van de Sint-Paulusschool enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid. Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om de school te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan toepassingen om leerlingen in de les te ondersteunen, een leerlingadministratie-, of een leerlingenvolgsysteem. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de Sint-Paulusschool. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij proberen gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en proberen we te bijkomende waarborgen te nemen.
5 Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een (langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.
6 Welke rechten heb jij?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Indien je daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen;
- Recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen;
- Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je toestemming in te trekken;
- Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken;
- Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
7 Contacteren?
Wil jij je rechten uitoefenen kan je binnen de school het aanspreekpunt informatieveiligheid contacteren. Je kan dat doen op volgend mailadres: privacy@sintpaulus.eu.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van de school als je contact opneemt met de DPO.
De volledige versie van de privacyverklaring kan je hier lezen.